Para controlar la documentación oficial de los cursos de formación programada o bonificada, es necesario archivar el contrato de encomienda o la hoja de adhesión, los controles de asistencia (hojas de firmas para cursos presenciales), el informe seguimiento o conexiones (seguimiento del aprendizaje del elearning), el curriculum vitae del formador o tutor, la guía didáctica o detalle del procedimiento, o guía del campus para online.
Por otro lado, la programación didáctica o temporalización para cursos presenciales, portada y programa o índice del manual entregado, justificante de envío o recibí material didáctico, justificante de envío o recibí diploma o certificado, junto al cuestionario o encuesta de evaluación de la calidad, ficha de inscripción o matrícula de alumnos (incluyen teléfono y email), factura de la formación objeto de bonificación, y recibí del envío de claves online.
En el apartado específico de los cursos online (elearning), se analizan los requisitos accesibilidad, seguridad y administración, si existe plataforma virtual, si el centro gestor de plataforma está operativo, o dispone de URL, usuario y clave de acceso, la clave acceso y si el alumno puede entrar con la URL. Además de si las claves y contraseñas están actualizadas, o si el campus permite identificar los cursos en ejecución y finalizados.
También se analiza si el perfil de la contraseña es adecuado para realizar comprobaciones, o los requisitos de las herramientas de comunicación, como el foro o chat, servicio de mensajería interna, calendario, tablón de anuncios o avisos, registro de conexiones a la plataforma. Al mismo tiempo se especificará los requisitos de las herramientas de contenidos, valorando si existen dichos contenidos en formato multimedia, si son adecuados según el número de horas, o la posibilidad de actividades complementarias.
Se valora si la Guía Didáctica cumple los requisitos (metodología, calendario, promueve autoaprendizaje, contacto tutor,…), si dispone de Guía del Campus, o si existen herramientas de seguimiento y evaluación, sistema de corrección de pruebas o test, herramientas que certifiquen el aprendizaje y finalización, o informe del itinerario formativo. Informe de seguimiento.
Por último, y más importante para el control de los cursos elearning bonificados es el seguimiento tutorial, donde se comprueba la participación activa del alumno, la interactividad del alumno, tutor y recursos. También si se acredita que se ha realizado tutorización y seguimiento durante el periodo del curso, si el tutor valora las actividades de los alumnos (orienta, resuelva dudas y consultas), si el tutor motiva y fomenta la participación, si existe un sistema gestor de seguimiento del aprendizaje , o si se acredita la evaluación del aprendizaje.