La figura del Gestor Externo no se realiza para encomendar la organización, pero sí para contratar la actividad de gestión administrativa (es decir, la empresa bonificada, en su aplicativo desde su perfil de entidad bonificada, autoriza a un usuario externo como Gestor Administrativo Externo).
En este caso, los costes de dicha gestión lo imputa la empresa bonificada como costes Indirectos, los cuales estarán dentro de la fórmula del coste máximo bonificable (obtenido según el módulo de la modalidad formativa y nivel de la formación, horas totales del curso y número de alumnos finalizados). Es decir, dentro de esa cantidad están comprendidos los costes directos y los costes indirectos.
Se entiende por gestiones administrativas externa las gestiones realizadas en la aplicación telemática. Por el contrario la encomienda de la organización conlleva además: asegurar el desarrollo satisfactorio de las acciones formativas, adecuación de la formación realizada a las necesidades formativas reales de las empresas, contratar a la entidad de formación que imparta los cursos, la documentación relacionada con la organización, gestión e impartición de las acciones formativas, ayudar a las empresas a la correcta aplicación de las bonificaciones.
El servicio de Organización comprende todas las tareas de planificar y estructurar el curso (incluido documentación y archivo), y también las administrativas y de gestión necesaria para la tramitación de la bonificación en los seguros sociales, es decir la Entidad externa Organizadora facturará el servicio de Organización (mecanizando dicho cantidad en su casilla correspondiente del aplicativo informático de Fundae), y en dicho apartado se incluye la propia “Organización” y también la “Gestión Administrativa”.
El procedimiento más común consiste en que la empresa bonificada decida contratar o encomendar la organización de la formación a una entidad externa (modelo 2 o 3), y en este caso la impartición de la formación se realizará por una entidad formativa inscrita en el registro de entidades de formación. Otra alternativa es utilizar el modelo 1, por ejemplo el caso de una empresa proveedora de un programa de gestión o de una maquinaria que imparte un curso a la empresa sobre nuevos procesos (pero dicha empresa no es una entidad de formación inscrita), y por ello la empresa bonificada debe contratar directamente dichos servicios, y realizar sus propias gestiones para bonificarse por la formación recibida, dándose de alta en el aplicativo con el perfil de bonificada.
El coste facturado en concepto de organización se debe indicar en el correspondiente Contrato de Encomienda de la Organización firmado por ambas partes. Además para el caso Modelo 2, la entidad externa está obligada a realizar las tareas de Impartición de la formación, Organización y también Gestión administrativa en la aplicación.
En la factura exclusiva del Gestor Externo Administrativo se debe indicar un concepto o descripción claro que señale es un servicio prestado relacionado con la gestión administrativa de la tramitación de la iniciativa de formación programada por las empresas. La relación del Gestor Administrativo es con la Empresa Bonificada, nunca con la empresa Impartidora.
En el caso de Grupo de Empresas, sí pueden encomendar la organización de la formación a una entidad organizadora del propio grupo. Es decir una de las empresas del grupo actuaría como entidad organizadora de algunos cursos (en este caso los costes de organización sería Indirectos), pero también se permite que otros cursos sea contratados a una entidad externa (los costes de la organización de la formación son costes de Organización).
Los costes de gestión administrativa externa pueden ser superiores al 10%, pero la cantidad máxima bonificada por dicho concepto es ese porcentaje.