Las obligaciones de las empresas bonificadas que participan en los cursos bonificados consisten en estar al corriente con Hacienda y Seguridad Social, utilizar una cuenta separada en la contabilidad, custodiar y archivar la documentación acreditativa de la asistencia diaria de los participantes y de los procedimientos de evaluación, hacer cumplimentar los cuestionarios de evaluación de la calidad de los alumnos, garantizar la gratuidad de los cursos, y demás normativa del RD 694/2017.
En el aplicativo de Fundae existe un apartado donde se registran las empresas bonificadas que participan en la Formación Bonificada, y donde aparecen los datos activos cumplimentados durante el alta, aunque también se visualizan datos inactivos, que para modificarlos se debe solicitar a la Fundación Estatal.
Los datos más importante que identifican a la empresa son CIF y razón social, NIF y nombre del representante legal. También se indica el convenio de referencia, y el Catálogo Nacional de Actividades Económicas (CNAE) principal y secundario (este último no obligatorio). Respecto al domicilio social se mecanizan si los datos no aparecen ya precargados o cumplimentados (la empresa ya existe en el sistema). En el caso de que la razón social o domicilio de la empresa cambie o se modifique en el Registro Mercantil, se debe indicar en la pestaña de Observaciones.
En cuanto al representante legal o administrador, obligan a indicarlo, iniciando el registro con el NIF. El sistema buscará en su base de datos si el representante legal ya existe, si es así, aparecerá de forma automática. En el caso de que al señalar el NIF no aparezca el nombre y apellidos del administrador, se deben escribir los datos completos.
Respecto a la pregunta ¿Existe Representación Legal de los Trabajadores?, si anteriormente se indicó que SÍ existía RLT, ahora no se permite su modificación, pero si se cumplimentó que no había, ahora se permite su cambio a “SÍ”. Otros datos son los de Plantilla media año anterior y cuota de formación profesional. Los datos que se mostrarán en el caso de empresa que no es de nueva creación, con el fin de orientar sobre el crédito asignado, corresponden con los del año anterior. Por ello aparece el mensaje «Dato pendiente de validar». En el mes de mayo de cada año, los datos se actualizan, y desde ese momento ya se dispone de los datos reales del saldo real del crédito.
Para empresas menores de 50 empleados, se puede rellenar el apartado ¿Manifiesta la empresa la voluntad de acumular su crédito de formación con el siguiente o los dos siguientes ejercicios? (sólo empresas de menos de 50 trabajadores)”. Esta pregunta aparece activa hasta el día 30 de junio de cada año, y podrá modificarse por otro perfil en la que la empresa sea dada de alta.
En la opción de cuenta de cotización, si aparece validada por la Tesorería Gral de la Seguridad Social, sólo se podrá anular cuando en Tesorería esa cuenta pertenezca a otra empresa y no tenga acciones formativas asociadas a la misma. El sistema obliga a que una de las cuentas se establezca como principal. Si se desea anular cuentas de cotización, se selecciona de la tabla donde se muestran las que figuran dadas de alta para la empresa.
Las empresas bonificadas podrán indicar si desean o no autorizar su participación en agrupaciones dadas de alta por entidades organizadoras. Si no autoriza su participación, ninguna organizadora podrá darle de alta. Si indica que Sí permite, deberá introducir el CIF de la empresa a la que se desea autorizar. En cualquier momento, una empresa bonificada podrá autorizar a las organizadoras que desee para participar en su agrupación. Si se autoriza, la empresa aparecerá en estado válido (en la organizadora) para que le gestionen su crédito, si no es así, la organizadora desautorizada no podrá notificar grupos donde participe su empresa, debiendo la entidad organizadora anular esta empresa en los grupos en los que participe.
Las modificaciones de los datos grabados con anterioridad, así como los cambios societarios producidos durante el año motivado por un proceso de fusión, escisión o transformación societaria, se permiten en el apartado Observaciones. En el caso de la existencia de subrogación de trabajadores, deberá acreditar documentalmente el número de empleados afectados. El aplicativo de Fundae visualiza un desplegable sobre la causa de solicitud de modificación de los datos, que permite que el usuario seleccione el que más se adapte a su caso particular.
El aplicativo permite mecanizar los datos de contacto del usuario de la entidad, una breve descripción y adjuntar documentación acreditativa del cambio o modificación en formato pdf (capacidad máxima 5Mb).