Es importante conocer si se trata del modelo 1, 2 o 3
El contrato de encomienda puede tener una vigencia en función de lo que indiquen las partes, ya sea indefinido, duración determinada, prorrogable, anual, mientras no se produzca un cambio de normativa reguladora. Es decir, que si cambia la normativa mediante una Ley o Real Decreto, los documentos se deben actualizar. No olvidar que la entidad organizadora deberá indicar la fecha en que fue suscrito dicho contrato a la hora de mecanizarlo en el sistema telemático.
La situación normal es que una empresa contrate a una Entidad Organizadora para realizar la gestión y la impartición de los cursos bonificados, pero sí se admite utilizar los modelos 1, 2 y 3, es decir, situaciones mixtas con autogestión y la contratación de una empresa externa de forma conjunta. Pero está prohibido que se subcontrate la organización, no se admite que la entidad externa delegue o contrate el desarrollo de dicha organización con terceros.
Las bonificaciones de los cursos de formación programada se deben realizar durante el ejercicio o año natural, y en el caso de que no se bonifica en el ejercicio presupuestario, la empresa no podrá descontar o recuperar ese crédito en los años posteriores. El crédito de formación y sus bonificaciones sólo puede aplicarse en las liquidaciones normales, y no en los pagos por otros conceptos como apremios, ejecución de sentencias, recargos, devoluciones, etc.
Las facturas pueden ser pagadas antes, durante o después del periodo lectivo. Por ello, la empresa sí puede bonificarse antes de pagar las facturas correspondientes al curso objeto de bonificación. Pero los pagos de las facturas deben realizarse antes del 30 de enero del año siguiente.
Más info en la web de http://formacionprogramada.net/
La entidad organizadora sí puede contratar a una entidad de formación acreditada y/o inscrita, pero esta Impartidora no puede volver a contratar la impartición. Las entidades de formación contratadas para la impartición de la formación no podrán subcontratar la actividad formativa, aunque sí puede contratar a los profesores mediante contrato laboral o mediante autónomos.
Si la empresa contrata a una entidad externa para la realización de gestiones administrativas para la aplicación de bonificaciones, donde sólo se realiza una mecanización de datos, y nada de organización, no se considera un contrato para la Organización. Es decir, no es Organización si sólo se realiza funciones de gestión administrativa para la aplicación de bonificaciones.
Las entidades organizadora o empresas bonificada deben conservar como mínimo los documentos de hojas de firmas o control de asistencia en Presencial, currículum vitae y acreditaciones del tutor, manuales o contenidos, acreditación de la entrega del certificado o diploma, cuestionarios de evaluación calidad. Para cursos online, un registros de actividad o interacción, asistencia tutorial y de la realización de controles de aprendizaje, controles de aprendizaje, pruebas o exámenes de evaluación, guía campus y didáctica,….
Una vez iniciado el curso, no se debe realizar cambios en el periodo lectivo, horarios, nombre de los docentes, cambios de contenidos, de lugar de impartición, … salvo causa mayor o causa imprevista. Se consideran “causas imprevistas” los supuestos de fuerza mayor siempre que estén debidamente acreditados, generalmente que el hecho sea inevitable, insuperable e irresistible, ajeno a la voluntad del sujeto obligado, que exista una relación causal entre el hecho y el resultado, y que se ha operado con la diligencia mínima exigible.
Estas causas deberán ser indicadas a Fundae en el momento en que se produzcan mediante el uso del aplicativo, es decir, no se aconseja el uso de envíos por carta o mensajería, y sí la indicación y el mensaje dentro de la aplicación de formación programada. Cada notificación será examinada individualmente.
Si en la mecanización de las empresas o grupos formativos, el aplicativo indica un mensaje: «Cuota media estimada de la empresa. Pendiente de validación», quiere decir que los datos de la cuota y crédito del ejercicio en curso todavía no están actualizados o serán facilitados por la TGSS. Posteriormente, tras su comprobación y volcado, se indicará: «Dato validado por la TGSS».
Si al mecanizar los datos de la AAFF o Grupo, la aplicación indica que existe discrepancia con la Representación Legal de los Trabajadores, es probable que la empresa se comunicara con datos erróneos sobre la RLT, por ello se aconseja comprobar si la veracidad de los datos de la empresa.
Un grupo formativo puede quedar «modificado» si se han indicado cambios a partir de 4 días antes del inicio del curso, o tras el inicio del periodo lectivo. Tras notificar alguna modificación, el curso puede pasar a Incidentado. Ambas situaciones son negativas para el desarrollo normal de la formación.
En la Comunicación de fin, apartado de costes, a veces me señala la frase de cumplimentado todos los costes, pero indica una cofinanciación del 100%. El motivo es que faltan datos, por ello hay que cumplimentar la parte inferior de los costes correspondiente a la bonificación mensual señalando el mes y el importe, y ahora cambia el porcentaje de cofinanciación, ya que aplica la cantidad de costes totales y recalculará la cofinanciación.
Para realizar los asientos contables por parte de la empresa bonificada, sí se puede contabilizar los gastos de desarrollo de los cursos, pero se debe tener en cuenta que si se trata de costes internos pueden contabilizarse en cuentas específicas, pero para una mayor operatividad, se recomienda que se contabilicen en las cuentas que les correspondan según su naturaleza.
Para el caso de costes externos, se aconseja contabilizarlo en cuenta separada o epígrafe específico por ejemplo en las cuentas del subgrupo 62 “Servicios exteriores” con la referencia “formación continua” o «formación profesional para el empleo».